目標設定のステップ

プロジェクトマネージメント

プロジェクトの目標設定は比較的容易にできます。簡単にできるため、ついたくさんの目標を設定してしまい、ゆくゆく対応しきれなくなってしまい目標の見直しをしなくてはならないケースが多く発生します。プロジェクトの目標を効果的に設定にする方法やステップについてお話ししたいと思います。

目標設定のステップ

ステップ1 – プロジェクト目標をリスト書き出す。この時点で、頭に浮かんだ目標はすべて書き出すこと。これをブレインストーミングといいます。

ステップ2 – 書き出した目標のリストを見直してみる。プロジェクトに直接関係あるものとないものに分けて、直接関係しないものはリストからはずす。

ステップ3 – プロジェクトの1つのステップにあたり、最終目標にはあたらないというものについてもリストからはずす。ここで、プロジェクト目標がしぼれてきて、ブラッシュアップされたリストが出来上がってきます。

ステップ4 – リストにある項目を再検討する。リストした各目標が前の目標設定の基準に当てはまっているかを確認する。次に目標のすべてが1つのプロジェクトで対応できるか銅貨を再検討して、プロジェクトに直接関係ないものはリストからはずす。そのままリストに残したままにすると、プロジェクトチーム内に混乱してプロジェクト資源を食いつぶしてしまう事になります。

 

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プロジェクトの目標設定基準

基準1 – 具体的であること

基準2 – 現実的であること

基準3 – 期限が区切られている

基準4 – 測定できること

 

以上の4つの基準に加えて以下の2つの基準をご紹介したいと思います。

 

基準5 目標の合意がとれていること

プロジェクトの最初のフェーズで計画策定に取り掛かる前に、プロジェクトマネージャーと他の関係者(上司、顧客、運営委員会)の間で目標について合意しなければなりません。

目標について、ステークホルダーについての合意が得られない場合はプロジェクトを開始するのは止めた方がよいです。

プロジェクトの成功をなにで判断するかについてはステークホルダーが合意できないとしたら、そのプロジェクトは最初から破たんの可能性が高いです。

多くの部門や組織を横断する大規模プロジェクトでは、目標の合意を得るのは時間がかかるだけで感謝されない仕事になることが多くあります。

プロジェクトを効果的に進めていくためには、プロジェクトチームとステークホルダーの全員が、プロジェクト目標を支援することを合意しなくてはなりません。

目標に合っていないプロジェクトは、完了することはおろか、途中で頓挫する可能性すらあります。プロジェクトの目標が定義されたら、ステークホルダーが、その目標を支持できるかどうかが重要になるという意味です。

プロジェクトの目標が明確でないと、プロジェクトを開始したとしても、チーム内での意思の統一を摂ることができず、スムーズにプロジェクトの作業を進めていくことができなくなります。

 

 

基準6 目標達成の責任所在が明確であること

プロジェクト成功に対する全体的、総合的な責任はプロジェクトマネージャーにありますが、目標のひとつひとつや、ひとつひとつのタスクに関する責任は他の人に分散することがあります。

目標について合意することとおなじく、ひとつひとつのタスクの細かい目標についてもプロジェクトが進んでいく前に、事前に責任の所在を明確にして、各プロジェクトメンバーに責任を分散して、引き受けてもらう必要があります。

プロジェクトに参加して、貢献してもらうベテランや、主要メンバーを決定したら、同時にその内容を文書化して責任を負う書く主要メンバーに署名してもらう事が大切です。

例えば、新しいソフトウェアシステムを堂宇乳するプロジェクトでは、顧客のリクエストに対して課金する部門がその業務に対応できていないといけません。

対応するためには、財務や経理の部門の人と新ソルトウェアを導入する責任部署であるIT関連の部署との間で責任範囲を理解して、合意している必要があります。

 

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